ربما يكون من الصعب اختيار افضل برنامج محاسبة لشركتك خاصة مع وجود الكثير من البرامج التي يمكن الاختيار من بينها،
والتي تبدو للوهلة الأولى أنها تؤدي نفس الوظائف، إلا أن هناك بعض المعايير التي يجب وضعها في الاعتبار عند البحث عن
برنامج حسابات مناسب، نوضحها فيما يلي.

كيفية اختيار برنامج محاسبة للشركات الصغيرة

يختلف برنامج الحسابات الذي تحتاجه الشركات الصغيرة عن الشركات أو المؤسسات الأخرى الكبرى،
وللتمكن من اختيار افضل برنامج محاسبة لهذه الشركات يجب مراعاة ما يلي:

• الوظائف العامة

من المهم بدء البحث بتدوين قائمة الوظائف الأساسية التي تحتاج إلى توافرها في البرنامج.

على سبيل المثال، هل تحتاج إلى رفع طلبات الشراء؟ هل ستحتفظ بمخزون من المواد الخام أو المنتجات النهائية؟

تساعدك كافة أنظمة المحاسبة الجيدة في الحفاظ على السجلات المحاسبية الأساسية،
ورغم ذلك يمكن أن تختلف كثيرًا فيما بينها في بعض الوظائف الأخرى التي تقدمها لمستخدميها.

• دعم تعدد العملات 

إذا كانت الشركة تحتاج إلى إجراء معاملات بعملات أخرى في أغلب الأحيان ستحتاج في هذه إلى برنامج
محاسبي متوفر به خاصة تعدد العملات.

لا تتوفر وظائف العملات الأجنبية (العملات المتعددة) في الغالب في أنظمة محاسبة الأعمال الصغيرة القياسية،
لذلك في حالة استخدام الكثير من العملات المختلفة يجب التأكد من أن البرنامج به وظائف متعددة العملات.

• التوافق مع البنك

تتوافق معظم برامج المحاسبة الجيدة مع البنك الذي تتعامل معه،
وبالتالي تتمكن من تنزيل كافة تعاملاتك معه، ثم تتمكن من إكمال التسويات المصرفية الخاصة بك.

يساعد التمكن من أتمتة التسويات المصرفية الخاصة بك بهذه الطريقة في توفير الكثير من الوقت،
ولكي تتمكن من ذلك لا بد أن يكون برنامج المحاسبة المستخدم متوافقًا مع برنامج البنك الذي تتعامل معه.

• قابلية التوسع

إذا كنت تتوقع نمو عملك التجاري ستحتاج في هذه الحالة إلى استخدام برنامج محاسبة قابل للتوسع،
أي يمكن أن ينمو مع شركتك، لأن نمو الأعمال سيؤدي بالطبع إلى زيادة حجم المعاملات وبالتالي تحتاج إلى نظام محاسبة متعدد الاستخدامات.

يحتاج زيادة حجم المعاملات أيضًا إلى استخدام المزيد من وظائف البرامج الإضافية،
لذلك من المهم التحقق من الترقيات التي ستحتاجها لتكون قادرًا على التعامل مع التوسع المستقبلي لعملك.

علاوة على ذلك، يجب التحقق من تكلفة هذه الترقيات، للتأكد من أنها تناسب ميزانيتك.

• خيارات أمان المستخدم

إذا كنت تخطط لتحقيق نمو كبير في عملك ستحتاج إلى مراعاة أمان المستخدم، وكذلك أن تكون قادرًا على
تحديد ما يمكن لكل مستخدم رؤيته والقيام به في نظام المحاسبة الخاص بك.

يتجاوز هذا النوع من الأمان أمان القراءة والكتابة البسيط، وعندما يكون هناك الكثير من الأشخاص الذين يستخدمون البرنامج
ستحتاج إلى الحصول على أمان يستند على دور كل منهم.

• سهولة الاستخدام

معظم برامج محاسبة الشركات الصغيرة الحديثة سهلة الاستخدام، ورغم ذلك يحتاج بعضها إلى معرفة
محاسبية وتقنية أكثر من غيرها، لذلك يجب التأكد أن برنامج المحاسبة الذي تستخدمه سهلًا وليس أكثر تعقيدًا.

يمكنك التأكد من سهولته عن طريق تجربة عرضًا توضيحيًا للبرنامج وقراءة مراجعات العملاء قبل شرائه.

• تقديم التقارير 

يجب التحقق من التقارير القياسية المتوفرة في البرنامج،
ورغم أن معظم برامج المحاسبة لديها كاتب تقرير إلا أن كتابة تقارير من الصفر يستغرق وقتًا.

سيوفر لك البرنامج الذي يتضمن مجموعة شاملة من التقارير القياسية الكثير من الوقت،
ويمكنك بعد ذلك كتابة التقارير المخصصة التي تحتاجها عندما تكون أكثر دراية بالنظام.

• ما يوصي به المحاسب

يمكنك استشارة محاسبك عما إذا كان يوصي بأي برنامج محاسبة، وإذا كان على دراية بالبرنامج الذي تستخدمه
فقد يتمكن من مساعدتك في تكوينه واستخدامه.

• سحابي أم سطح مكتب؟

أصبحت برامج المحاسبة السحابية هى الأساس.

تتميز هذه البرامج بسهولة الوصول إلى نظام المحاسبة الخاص بك أينما كنت،
كما تسمح بمنح أشخاص أخرين حق الوصول إلى حساباتك أيضًا، مثل المحاسب.

من ناحية أخرى، يعيب هذه البرامج أن استخدامها مرتبط بالوصول إلى الإنترنت،
وبالتالي إذا لم يكن هناك اتصال بالانترنت لن تتمكن من الوصول إلى حساباتك.

لهذا السبب يجب وضع ذلك في الاعتبار إذا كان اتصالك بالإنترنت غير موثوق به عند اختيار افضل برنامج محاسبة لشركتك.

• السعر 

برامج المحاسبة عبر الإنترنت التي تعمل بالنظام السحابي ليست باهظة الثمن،
وعادة ما تكون متاحة مقابل رسوم ترخيص شهرية قليلة.

يعتمد السعر الذي تدفعه على عوامل، مثل الوظيفة وعدد المستخدمين،
ويتم تسعير بعض البرامج أيضًا حسب حجم المعاملات.

يجب عليك التفكير فيما تحتاجه الآن وفي المستقبل أيضًا،
لأنه عادة يكون ترقية النظام أسهل بكثير وأرخص من استبداله.

---

نصائح أخرى لاختيار افضل برنامج محاسبة لشركتك

سواء كنت تدير شركة صغيرة أو كبيرة من الضروري اختيار افضل برنامج محاسبة وفق معايير أساسية،
ويمكن توضيح عددًا من النصائح فيما يلي:

• احتياجاتك ومهاراتك المحاسبية

يتطلب اختيار افضل برنامج محاسبة لشركتك النظر إلى آلية عملك،
ثم إجراء تقييم دقيق لأنواع البرامج المختلفة في السوق.

على سبيل المثال، إذا كان عملك يربح عدة ملايين من الدولارات سنويًا يكون
له احتياجات محاسبية مختلفة تمامًا عن الأعمال التي تحقق أرباح أقل من 50 ألف دولار.

اعتمادًا على مجال عملك، يمكنك التفكير في برامج متخصصة مصممة لمساعدة الشركات العاملة
في مجال تخصصك، على سبيل المثال هناك برامج مخصصة للشركات في قطاع التصنيع، تجار التجزئة والمطاعم، والعديد من المؤسسات التجارية الأخرى.

من ناحية أخرى، يجب الوضع في الاعتبار أن يتناسب البرنامج مع مهاراتك المحاسبية،
فرغم أن برامج المحاسبة يمكن أن تجعل مهمة حفظ الدفاتر أسهل إلا أنها لا تزال تتطلب قدرًا معينًا من المعرفة المالية.

• الانتباه إلى الميزات الإضافية

عند البحث عن افضل برنامج محاسبة من المهم النظر إلى الميزات الإضافية التي يقدمها لمستخدميه.

على سبيل المثال، هناك برامج تسمح لك بالوصول إليها عن بُعد وقبول المدفوعات عبر الإنترنت، ودمج برنامج المحاسبة
مع برنامج التجارة الإلكترونية، هناك أيضًا مزايا إضافية تجعل برامج المحاسبة متوافقة مع برامج الضرائب.

• خيارات الخروج

من المهم أن تضع في اعتبارك احتمالية إغلاق الشركة التي اشتريت منها البرنامج
أو اكتشاف الكثير من الأخطاء بعد بضعة أشهر من الشراء.

يجب التأكد من أن برنامج المحاسبة يوفر وسيلة لتصدير البيانات للتمكن من التعامل مع هذه المواقف.

من المهم أن تكون قادرًا على تصدير دفتر الأستاذ أو المعاملات الأخرى على الأقل في
شكل Excel، لأن معظم البرامج الأخرى ستقبل استيراد ملف إكسيل.

بشكل عام، يجب عليك دائمًا الاحتفاظ بنسخة احتياطية من بياناتك على فترات منتظمة.

• التكاليف المخفية

يتقاضى بعض مزودي البرامج رسومًا مقابل الدعم أو الترقيات،
وفي بعض الأحيان تتوفر البرامج الأساسية بتكلفة أقل ثم تضطر إلى شراء الوظائف الإضافية أو دفع رسوم الصيانة.

لهذا السبب يجب التحقق مما إذا كانت هناك أي تكاليف خفية مرتبطة بالبرنامج الذي تخطط لشرائه.

أفضل طريقة لمعرفة ذلك هى التحقق من صفحة الأسعار على الموقع الالكتروني الخاص بموفر البرنامج،
إذا كانوا يبيعون خدمات إضافية سيتم ذكرها فيه.

• دعم ما بعد البيع

أهم شيء عند اختيار افضل برنامج محاسبة هو التأكد من توافر ميزة الدعم ما بعد البيع،
لأنه مهما كان جيدًا أو سهلًا ستحتاج إلى الدعم في مرحلة ما.

يعد نقص الدعم أيضًا أحد الأسباب التي تجعل بعض برامج المحاسبة رخيصة،
ويجب تجنب مثل هذه البرامج بأي طريقة.

يمكنك التحقق من الدعم عن طريق نشر رسالة أو الاتصال برقم الدعم ومعرفة كيفية استجابتهم،
وحسب وقت وجودة الاستجابة يمكن معرفة البنية التحتية الداعمة الخاصة بهم.