يتسائل أصحاب الشركات والأعمال التجارية عن ما هي الفاتورة الإلكترونية؟ خاصة بعد توجه الجهات المسؤولة
نحو تطبيقها في كافة المؤسسات والشركات، لذلك نُجيب عن هذا التساؤل مع توضيح أهميتها فيما يلي.

ما هي الفاتورة الإلكترونية؟

الفاتورة الإلكترونية هى فاتورة يتم إصدارها وإرسالها واستلامها ومعالجتها وتخزينها إلكترونيًا باستخدام تنسيقات مستندات محددة.

الفاتورة الإلكترونية رقمية طوال دورة حياة المستند بالكامل، بداية من الإصدار إلى الأرشفة.

يمكن أن تساعد حلول الفوترة الإلكترونية في استبدال المهام اليدوية بقواعد وإجراءات العمل المؤتمتة،
لزيادة الكفاءة وتقليل الأخطاء ومساعدة الشركات على الامتثال لنظام الفاتورة الإلكترونية الذي تطبقه الجهات المسؤولة.

بعد معرفة ما هي الفاتورة الإلكترونية؟ يجب الانتباه إلى وجود العديد من تنسيقات الفاتورة الإلكترونية، ولكن ليست كل الفواتير الرقمية إلكترونية،
على النحو التالي:

• فواتير PDF: يتم إرسالها عادة عبر البريد الإلكتروني، إلا إنها ليست فواتير إلكترونية، ولا يمكن معالجتها تلقائيًا، لعدم إرسالها بتنسيق منظم.
• الفواتير الورقية المحولة إلى تنسيق رقمي: لا تعتبر فواتير إلكترونية لأنها لم تصدر إلكترونيًا منذ البداية.

أهمية اصدار الفواتير الإلكترونية

تكمن أهمية الفاتورة الإلكترونية في الفوائد المتعددة التي تحققها لمستخدميها،
والتي تتمثل في:

• تكلفة أقل 

تساعد الفاتورة الإلكترونية إلى حد ما في تقليل نفقات العمل،
حيث يمكن سداد التكاليف الخاصة بشراء برنامج الفوترة الإلكترونية بسرعة، وتكون عادة أقل بكثير من الفواتير المطبوعة.

تتضمن الفواتير التقليدية (الورقية) تكاليف مرتفعة إلى حد ما عند إصدار وإرسال الفواتير،
على عكس الإلكترونية التي لا تحتاج إلى الحبر والورق والبريد وما إلى ذلك.

من ناحية أخرى، تحتاج الفواتير الإلكترونية أيضًا إلى تكاليف متعلقة بالمراجعة وإدخال البيانات والتسجيل،
إلا أنها لا تحتاج إلى مساحة تخزين فعلية، لذلك تسهم في توفير مساحة أكبر، ما يساعد في تقليل تكاليف الإيجار والكهرباء أيضًا.

• الكفاءة

تستخدم الفاتورة الإلكترونية إجراءات آلية وذكية تصل إلى نتائج أفضل من النظام اليدوي التقليدي،
ما يساعد في توفير مزيد من الوقت، خاصة مع وجود نظام واحد مخصص هو المسؤول عن العملية بالكامل ويعمل بأسرع ما يمكن.

علاوة على ذلك، تسمح هذه الفواتير بالتصنيف التلقائي ووضع العلامات ودمج العديد من الحقول،
وترتيب المستندات وإنشاء روابط متعددة مع مستندات أخرى.

• الدقة

الفواتير الإلكترونية بعيدة عن الأخطاء البشرية المحتمل الوقوع فيها عند إدخال البيانات وتصنيف المستندات
ووضع العلامات في حالة النظام الورقي التقليدي.

مزايا الفاتورة الإلكترونية

لا يزال هناك بعض المزايا الأخرى التي يحققها استخدام هذه الفواتير الحديثة، منها:

• الفورية

تساعد رقمنة المستندات والإجراءات الإلكترونية على تقليل الوقت المطلوب إلى حد كبير،
وهنا تظهر فائدة الفاتورة الإلكترونية أيضًا، حيث يساعد في تسريع المدفوعات وتقليل أوقات التحصيل.

• سهولة الوصول

تتيح المستندات الرقمية الوصول السريع بنفس مستوى أمان الفواتير الإلكترونية لكن دون الحاجة إلى مجلدات
كبيرة بها أطنان من الورق.

بالإضافة إلى ذلك، وجود نظام للفوترة الإلكترونية يسهل البحث عن المستندات، لأنه
لن يكون هناك حاجة إلى البحث عنها بشكل مادي في مكان التخزين كالنظام الورقي التقليدي.

هناك مشكلة شائعة عند الوصول إلى المستندات المطبوعة وهى عدم معرفة مكان البحث أو
كيفية البحث عنها، في حين أن الفواتير الإلكترونية يتم تصنيفها حسب تصنيفات معينة، وبالتالي يكون العثور عليها أسرع بكثير.

علاوة على ذلك، يمكن تخزين الملفات بتنسيقات متعددة (Pdf، jpg، html)، كي تناسب كافة المتطلبات.

• الحماية من الاحتيال

طورت الفواتير الإلكترونية نظامًا آمنًا للغاية يقلل من فرص الاحتيال أو تزويد المستندات.

إلى جانب ذلك، يتم اصدار الفواتير الإلكترونية باستخدام التكنولوجيا الرقمية التي
تصدر أختامًا أو شهادات فريدة وغير قابلة للتكرار، وبالتالي تقل فرص تزوير المستندات أو الازدواجية.

• الأمان

إلى جانب الحماية من الاحتيال، تتمتع الفواتير الإلكترونية بفوائد أخرى متعلقة بالأمان والسلامة.

من أهم معايير الأمان فيها البيانات المحمية ضد فقدان المستندات المحتمل أو تدخلات الطرف الثالث،
بالإضافة إلى الاحتفاظ بسهولة قراءة المستندات وخصائصها على مر السنين.